Modelli di documento

Un modello (o tipo di documento) è l'elenco dei campi che compaiono quando compili una scheda. È la scelta più importante che fai all'inizio: definisce la forma del tuo archivio.

Modelli già pronti

ArchiView include tre modelli predefiniti: Imbreviature notarili, Atti giudiziari, Documenti fiscali.

Puoi usarli così come sono, oppure aggiungere campi tuoi. I campi d'origine e il nome restano bloccati, perché vengono riallineati a ogni avvio e una modifica si annullerebbe da sola; tutto ciò che aggiungi, invece, resta.

Creare un modello tuo

Dal pulsante di gestione modelli nella barra sopra l'elenco: da lì si crea un modello nuovo scegliendo i campi che servono.

I campi compaiono nella scheda nell'ordine in cui li disponi: si trascinano, oppure si spostano con le frecce Sposta a sinistra e Sposta a destra accanto a ciascun campo.

L'interfaccia della scheda si adatta da sola al modello scelto.

Il tipo di un campo

Ogni campo che inventi può avere un tipo, e il tipo cambia il controllo che compare nel modulo:

Tipo	Nel modulo	Quando usarlo
Testo	Una riga	Segnature, nomi, luoghi
Testo lungo	Un riquadro	Regesti, note, descrizioni
Numero	Numerico	Carte, fascicoli, importi
Sì / No	Interruttore	Presenza del sigillo, esistenza di una copia
Elenco	Tendina	Supporto, stato di conservazione
Indirizzo web	Collegamento	Il permalink alla riproduzione digitale
Data	Testo con riscontro	Datazioni, vedi Datazioni storiche
Elenco dinamico	Più voci ripetibili	Attori, testimoni

Un campo di tipo elenco può attingere a un vocabolario controllato condiviso da più modelli, invece di avere un elenco tutto suo.

Due opzioni in più su ciascun campo:

• obbligatorio: blocca il salvataggio se resta vuoto;
• unico: non blocca, ma avvisa quando il valore esiste già in un'altra scheda.

TIP

Un campo numerico lasciato vuoto vale «non compilato», non zero. Un archivio in cui ogni campo mai riempito vale zero mente sui totali.

Come progettare un buon modello

• Meno campi, meglio riempiti. Un campo che resta sempre vuoto rallenta la compilazione di ogni scheda. Per i casi eccezionali ci sono i campi propri.
• Un campo per un'informazione. «Luogo e data» insieme non si potrà mai ordinare né filtrare.
• Pensa alla ricerca. La sintassi campo:valore funziona bene solo se quell'informazione ha un campo suo.
• Dai un tipo ai campi. Un numero dichiarato tale si ordina come numero; lasciato a testo no.

Cambiare modello a un documento già schedato

Si può fare anche a posteriori, e anche su molte schede insieme con Ctrl+Maiusc+T (vedi Lavorare su più schede).

WARNING

Cambiare tipo a una scheda già compilata può lasciare senza casa i valori dei campi che il nuovo modello non prevede. Prova prima su una scheda sola, oppure esegui un backup: è sufficiente copiare la cartella di lavoro.

In un archivio condiviso

Concordate i modelli prima di cominciare a schedare: cambiarli a metà è possibile, ma chi ha già lavorato dovrà rivedere le proprie schede.