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La condivisione si apre dal pulsante Condividi sopra l'elenco o dal pulsante di condivisione in basso a sinistra.

Se sei tu a creare l'archivio condiviso

1. Apri la condivisione e crea l'archivio comune: la tua copia locale viene caricata così com'è, allegati compresi.
2. Genera un invito per ogni persona, dandogli un'etichetta (il nome del collega): serve a sapere, poi, quale accesso stai revocando.
3. Manda l'invito come preferisci: è un codice che si può incollare, oppure un collegamento che apre direttamente ArchiView.

Da titolare vedi l'elenco dei membri e puoi revocare l'accesso a ciascuno in qualsiasi momento: da quel momento la sua sincronizzazione smette di funzionare, con un messaggio esplicito.

Un invito per persona

Generare un invito diverso per ciascun collaboratore è ciò che rende la revoca selettiva. Un codice unico girato a tutti si può solo revocare per tutti.

Se ricevi un invito

1. Apri il link, oppure incolla il codice nella schermata di benvenuto.
2. Scegli la cartella locale in cui tenere la tua copia dell'archivio.

A questo punto hai una copia completa sul tuo computer, utilizzabile anche offline, che si allinea quando la rete è disponibile. Non serve alcun account Google né altra registrazione.

Da membro puoi ricevere, inviare e uscire dall'archivio; gli inviti restano al titolare.

Tutti sulla stessa versione

Dalla versione 3.2.0 il contenuto di un archivio condiviso viene cifrato prima di arrivare al server, e le versioni precedenti di ArchiView non sanno leggerlo: vedrebbero l'archivio vuoto e proporrebbero di eliminare le schede. Tutti i membri devono aggiornare prima di inviare modifiche. Chi non ha ancora aggiornato e vede quella richiesta non deve confermarla.

Che cosa vede chi partecipa

Tutto quello che c'è nell'archivio condiviso: schede, trascrizioni, modelli, tag, allegati.

Non viene condiviso ciò che è personale o legato alla tua macchina: il cestino, gli snapshot locali, le ricerche salvate, le impostazioni di stampa e la lingua dell'OCR.

Il server che ospita l'archivio, invece, non vede nulla: schede, trascrizioni, nome dell'archivio e allegati gli arrivano cifrati. Le chiavi restano sui computer dei partecipanti.

Un allegato o un testo ricevuto da un collaboratore non può scrivere file fuori dalla cartella dell'archivio né avviare comandi dell'app.

Lavorare bene in gruppo

• Dividetevi il lavoro per fondo o per serie, non per campo. Due persone sullo stesso fondo in giorni diversi non si ostacolano; due persone sulla stessa scheda nello stesso pomeriggio sì.
• Concordate i modelli prima di cominciare. Cambiare un modello a metà lavoro è possibile, ma chi ha già schedato cinquanta documenti dovrà rivederli.
• Concordate le convenzioni: come si scrivono i nomi, quali tag esistono, come si segnalano i dubbi. Un vocabolario controllato toglie di mezzo metà delle discussioni.
• Scaricate all'inizio e caricate alla fine di ogni sessione.

Uscire, revocare, chiudere

• Un membro può uscire quando vuole: la sua copia locale resta, semplicemente smette di sincronizzarsi.
• Il titolare può revocare un membro alla volta.
• Chiunque conserva sempre una copia completa e leggibile dell'archivio sul proprio disco: nessuno può lasciarti senza dati.