Campi propri di una scheda
Il modello di documento è una base, non una gabbia. Quando un manoscritto porta un'informazione che il suo modello non prevede (la nota di possesso, la filigrana, un colophon anomalo), puoi aggiungere un campo a quella scheda soltanto.
Perché non aggiungerlo al modello
Perché dopo cinquanta manoscritti il modello diventerebbe la somma di tutti i casi unici mai incontrati, con cinquanta colonne vuote al 98%. Il campo proprio risolve esattamente questo: sta sulla scheda che lo richiede e non appesantisce le altre.
Aggiungere un campo
Dall'editor della scheda: aggiungi il campo indicandone il nome e il tipo (testo, testo lungo, numero, sì/no, elenco, indirizzo web, data).
Il nome diventa anche l'intestazione della colonna nelle esportazioni, quindi scrivilo leggibile: «Numero di carte», non «numerocarte».
WARNING
Togliere un campo proprio cancella anche il valore che conteneva. Non c'è modo di conservare un dato senza il campo che lo descrive.
Promuovere un campo al modello
Se ti accorgi che un campo che avevi aggiunto a una scheda ti serve sempre, puoi promuoverlo al modello di documento: da quel momento comparirà in tutte le schede di quel tipo.
Le schede che già lo avevano come campo proprio non si sdoppiano: quando un modello dichiara un campo con lo stesso nome, vince il modello e il campo compare una volta sola.
È il percorso naturale del lavoro d'archivio: si incontra un caso, poi un secondo, poi ci si accorge che è una regola.
Riordinare i campi
Il pulsante Riordina i campi trasforma il modulo in un elenco di nomi trascinabili: sposta i campi nell'ordine in cui ti servono su quella scheda, con il trascinamento o con le frecce ↑ ↓ (utilizzabili anche da tastiera).
L'ordine scelto vale nei posti in cui si guarda una scheda per volta:
| Vale | Non vale |
|---|---|
| Il modulo di compilazione | La vista tabellare |
| La vista a schede | L'esportazione CSV |
| La stampa «per scheda» |
Tabella e CSV hanno colonne comuni a tutte le schede: l'ordine di una singola scheda non può riordinare una colonna condivisa. È un limite dichiarato della scelta «ordine per scheda», non un difetto.
Un campo aggiunto al modello dopo che hai riordinato non sparisce: si accoda in fondo.
In un archivio condiviso
Due persone che aggiungono campi diversi alla stessa scheda non entrano in conflitto: i campi si sommano. Lo stesso campo definito in due modi diversi, invece, è un conflitto vero e te lo fa decidere l'app.
Un collega con una versione più vecchia del programma conserva i valori dei campi propri e li vede nelle esportazioni e nelle stampe; semplicemente non li vede nel modulo. Non si perde nulla.